會議室的四周景色，以及會議室的桌椅色調是影響會議室質量的重要因素，會議室通常不宜使用白色或黑色，因爲，這白、黑對人體會產生反光及奪光的效應，因此無會議室的牆壁、會議室的桌椅一般都會採用淺色色調，如在裝飾設計會議室時，我們將在牆壁四周使用米黃色或是淺綠色，桌椅使用淺咖啡色，不同的地理位置，使用的顏色也不盡相同，例如：南方我們一般會使用冷色，但在北方使用暖色調。另外，對攝像背景我們不推薦使用有山水或其他物景的掛畫等，因爲，這樣會增加攝像對象的資訊量，對圖像的質量有不利的影響。
一般說來，監視器會被放在一個相對於與參加會議時的中心的位置，人與監視器的距離大概是屏幕6倍的高度，監視器與地面的距離大約1m左右的高度，對於大型會議室來說，應以投影電視機爲主，我們一把都是採用背投式，我們建議在60號至100號之間根據實際情況進行選擇，現在以100號的爲例，它的尺寸爲：寬2150毫米、深200毫米，高2880毫米，是放置於會議室的***前面並正對人的地方，但是由於在很多小型企業裏，他們的會議室較小，因此，對於小型的會議室我們使用29號至34號的監視器就可以了。
2.會議室的聲學設計
在通常情況下，爲保證會議室的聲絕源和吸聲的效果，我們會在會議室內鋪設地毯、天花板，爲了使得效果更佳，我們在會議室的四周牆壁內都裝有隔音毯，採用雙層玻璃隔絕聲音。
3. 會議室的照度設計
我們在使用人工光源時，儘量去避免使用熱光源，比如高照度的碘鎢燈等，一般會採用冷光源，比如：三色基燈效果，對於監視器和投影電視機，我們建議：他們周圍的照度不要高於80LUX，否則會影響會者的觀看效果，另外，對於攝像區，比如：我們爲了防止臉部光線的不均勻，三基色燈應放在合適的位置，人的臉部應爲500LUX。
我們知道，燈光照度是會議室的基本條件，也是必要條件。攝像機都有自動彩色均衡的功能，攝像機能夠提供真正自然的色彩，從窗戶射入的光比日光燈或三基色類偏高，如果會議室內有自然及人工光源，在這兩種光源都存在的情況下，就會產生藍色投影和紅色陰影區域的視頻圖像；另一方面是召開會議的時間是隨機的，上午、下午的自然光源照度與色溫均不一樣。因此會議室應避免採用自然光源，而採用人工光源，所有窗戶都應用深色窗簾遮擋。
4. 會議室的供電系統
在辦公室裝修過程中，爲了保證公司會議室的供電系統更安全、更可靠，以便減少由於電源線路所帶來的電氣串擾，我們經常會採用三套供電系統，套：作爲會議室整個終端設備控制室會議室設備的供電，我們採用不中斷電源的供電系統；第二套：單獨是作爲會議室的照明用電的供電系統；第三套：用於空調的設備供電的供電系統。
我們知道，接地是電源系統中比較重要的問題。控制室或機房、會議室所需要的地線，要在控制室和機房設定的接地匯流排上引接，如果我們是單獨設定接地體，接地電阻一般情況下不大於4歐姆；另外，因爲單獨設定接地體有時候比較困難，我們也可以和其它的接地系統進行接地體的合用，接地電阻通常情況下不大於0.3歐姆。