傳真機是應用掃描和光電變換技術，把檔案、圖表、照片等靜止圖像轉換成電信號，傳送到接收端，以記錄形式進行復制的通信設備。現在傳真機已經成爲一款我們辦公設施中往來通信的一種設備，在辦公使用中較爲頻繁，那麼小編就給大家介紹一下傳真機的使用步驟以及傳真機使用注意事項。
傳真機的使用步驟
1、首先，我們開啟傳真機的電源開關，然後開啟傳真機傳真入口上面的蓋子，有的沒有蓋子，是直接放入傳真的內容。
2、然後放入我們要傳真的內容，一般是將文字圖片頁面朝下放置，另有規定的要根據提示放置。
3、下面就開始進行撥通對方的傳真號碼，傳真又分爲自動應答和人工應答2種，自動應答不需要對方接通，人工應答需要對方接通後纔可以傳真。
4、撥通傳真號碼後，如果對方是自動接收就可以點擊傳真機上面的“傳真按鈕”，如果是需要人工接通，還要等待對方迴應後，在按傳真機上面的“傳真按鈕”。這裏聽到“嘀”的一聲後，表明可以傳真了。
5、然後，傳真過程開始，對方開始接收檔案，等待傳真的內容從傳真出口全部出來後，傳真就表示完成了。
6、在日常傳真過程中要注意弄清傳真號碼，以及分清是否是自動傳真，還是人工接收，以免誤傳和耽擱時間。
7、在傳真機使用過程中要定期檢查傳真機底部的背面的通風口，保持正常通風散熱，以及傳真出入口有無雜物，以免發熱和堵塞引起傳真機的損壞。
傳真機使用注意事項
①傳真機安裝位置十分重要，應避免受到陽光直射和熱輻射，勿將機器置於潮溼、灰塵多的環境，環境溫度應保持在5℃～35℃，相對溼度在25～85%範圍內。
②不要把傳真機安裝在有震動和不穩固的地方以及冷、暖機附近。
③使用單獨的電源插座，儘量不與噪聲大的機器例如空調、打字機等易產生噪聲的機器共用一個插座，以免干擾傳真機接收和發送信件的質量。
④傳送和複印檔案前，必須將附於檔案上的回型針和釘書釘等堅硬物除去。
⑤切勿發送和複印過厚的檔案以及被弄溼的檔案。
⑥爲了安全，在遇有閃電、雷雨時，傳真機宜暫停使用，並且拔去電源及電話線，以免雷擊造成傳真機的損壞。
⑦要防止水或化學液體流入傳真機，以免損壞電路及器件。
⑧經常使用柔軟的乾布清潔機器，保持傳真機的清潔，特別是掃描部分如CCD或CIS以及感熱記錄頭(TPH)，只能用乾淨的布或鏡頭紙清潔，切忌直接用手或不潔布、紙去擦除。
⑨記錄紙不要長期暴露在陽光或紫外線下，以免記錄紙逐漸褪色，造成複印或接收的檔案不清晰。